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Seja Produtivo – Todoist
por Greenz Digital

Quais jobs você finalizou hoje?

Com certeza você já deve ter visto ou utilizado algum aplicativo de listas, ou de tarefas, para ajudá-lo a se organizar com o que precisa fazer e não ficar louco com a quantidade de coisas que precisa fazer, além de se lembrar de todas elas.
Existem muitos deles por aí, Trello, Wunderlist, Apple Reminders, Google Keep, Things e muitos outros. Hoje vou falar de um que possívelmente você não tenha ouvido falar, não por que ele não seja famoso nem popular (muito pelo contrário), mas pela quantidade de apps que existem e a popularidade de seus concorrentes, você não imagina a quantidade de pessoas que já me falaram nunca ter ouvido falar.

Há como separar essas milhares de ferramentas em dois grupos: Aplicativos de Listas e Aplicativos de Tarefas, a diferença não é tão mínima quando você vira um usuário assíduo da ferramenta, do que quando se fala. A grande diferença são as funcionalidades das ferramentas, que beneficiam um e não o outro.
O Todoist que vou falar hoje é muito mais voltado para Tarefas e por isso ele serve muito bem para ser utilizado com o método GTD se você não conhece, recomendo muito!

Qual a necessidade de ter uma ferramenta de tarefas?

Provavelmente a maioria já deve utilizar uma ferramenta, talvez da própria empresa para centralizar demandas ou reportar progressos, mas uma coisa que muita gente não percebe é a necessidade de uma organização processual individual. Diferente da organização de processos feita dentro da empresa, no seu processo pessoal/individual você tem toda a liberdade de destrinchar suas tarefas da forma que melhor lhe cabe, tornando-as claras e diretas para o seu dia a dia.

O que o Todoist pode fazer por você

Sendo uma ferramenta de tarefas, ele tem toda uma estrutura montada para isso, e o que gosto nele é que ele não te limita, assim como ele não te deixa solto na ferramenta. O Todoist te dá liberdade para utilizar o modelo dele (que é bem fundado no GTD) e organizar da forma que quiser, eu explico melhor.

Basicamente o Todoist utiliza a seguinte estrutura:

Caixa de entrada (onde ficam as tarefas antes de serem organizadas)
Hoje (aquilo que está marcado para ser feito hoje)
Próximos 7 dias (tudo aquilo que você terá de fazer durante a semana)
Projetos (conteineres de tarefas)
   Subprojetos (subníveis para organizar como quiser, até 3 níveis)
Tarefas
   Subtarefas (subníveis para organizar como quiser, até 4 níveis)

Se você buscar entender melhor sobre o GTD, vai entender do que estou falando quando digo que essa estrutura é baseada nos princípios da metodologia.

Essa estrutura básica que o Todoist tem é apenas uma fundação para a sua própria organização, eu por exemplo utilizo a seguinte:

Caixa de entrada (tarefas sem categoria)
Hoje (não utilizo por que raramente coloco as datas limite)
Próximos 7 dias (não utilizo por que raramente coloco as datas limite)
Greenz (as tarefas ativas ficam aqui)
   Aguardando (tarefas que estão pausadas/aguardando algo, que não tenho como fazer)
Pessoal (coloco tarefas genéricas pessoais, como “Comprar pão”)
   Freelas (tarefas relacionadas a qualquer freela que esteja fazendo)
   Universidade (tarefas relacionadas com a faculdade)

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Tenha em mente que o intuito da utilização de ferramentas como esta é de livrar a sua mente em certos momentos (normalmente os momentos que você precisa estar focado) da visão geral do que você precisa fazer, e focar naquilo que você está fazendo naquele momento. Garanto que é uma ótima maneira de manter a calma, o controle e tornar seus dias mais produtivos.

Mais organização

Além da estrutura básica que falei existem algumas outras funcionalidades que vão te ajudar a organizar melhor suas tarefas e ter uma visão muito mais objetiva do que você tem de fazer. O melhor dos mundos é você nunca precisar parar para pensar “O que devo fazer agora?”.

Agendamento

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Colocar uma data limite nas tarefas é um bom método de saber o que é mais importante, e você pode classificar as tarefas dessa forma. Mas como disse antes, prefiro não utilizar.

Prioridade

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Você também pode colocar um nível de prioridade na tarefa, de 4 a 1 (sendo 4 menos prioritária e 1 mais prioritária). E é justamente isso que utilizo para classificar minhas tarefas, dessa forma traduzo as datas em prioridade e não preciso ficar olhando a data a todo momento.

Abaixo demonstro melhor como faço a organização das minhas tarefas, ordenando-as por prioridade e adicionando/atualizando diariamente.

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Dessa forma consigo ter uma visão do meu escopo geral de tarefas, e como não tenho muitas tarefas granulares, e sim poucas tarefas de escopo grande, prefiro ter todas em vista, para que eu possa me reorganizar rapidamente durante o dia caso apareça algo de surpresa.

Adicionais

Detalhes pequenos que podem passar despercebidos e que fazem toda a diferença!

Atalhos

Sou heavy user e não tem nada que eu goste mais do que atalhos de teclado em um aplicativo. Me economiza muito tempo, assim como torna minha experiência com ele muito mais interessante. Confira os atalhos do Todoist

Linguagem natural para inputs

Algo bem curioso é a capacidade que você tem de atribuir informações para as tarefas de maneira natural. Digite “Amanhã” na data e ele vai entender perfeitamente a data, no nome da tarefa coloque um “#” e o Todoist vai adicionar a tarefa ao projeto com o nome que você vai digitar depois do jogo da velha.
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Compartilhamento

Como qualquer ferramenta desse tipo, ele permite que você compartilhe projetos com as pessoas e atribua tarefas específicas a elas. Uma funcionalidade comum mas que é muito bem empregada quando se está em um projeto com uma pessoa que precise acompanhar e reportar de perto o seu progresso. Basta criar um projeto separado, adiciona-lá e ela terá acesso a tudo que você está fazendo, da forma que você organizar.

Karma

Uma das melhores funcionalidades do Todoist, mas que só é completamente liberada quando se contrata o Premium, Karma é a medida de produtividade que o aplicativo analisa com base na quantidade de tarefas que você faz por dia. A qualquer momento você pode ter uma visão geral da sua produtividade entre as semanas, para saber o quão produtivo você está sendo comparado a outros dias.
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Impacto na produtividade

Como da última vez, precisamos pensar qual o impacto verdadeiro da ferramenta na sua produtividade e o quão importante ela pode ser para você conseguir realizar as suas tarefas da melhor maneira.
Comentei que o melhor dos mundos é você nunca parar para se perguntar “O que preciso fazer agora?”, e é exatamente isso, uma das melhores formas de ser produtivo é sempre saber o que fazer em seguida, criar uma fila, uma corrente de tarefas que te inibem de procrastinar entre elas.
Claro que ninguém é de ferro, você precisa ter pausas e tirar o seu tempo para espairecer, (e essa também é uma dica de produtividade) mas “programe” essas pausas, e sabendo exatamente o que há para fazer é como você consegue saber exatamente quando fazer uma.

O Todoist é gratuito, com funcionalidades limitadas (tudo que falei é do gratuito, eu utilizo a versão gratuita) ou com o plano Premium de US$ 28,99 por ano com algumas funcionalidades a mais.

Todoist

Realize mais, a cada dia.

por Alexandre Tempel | UX Designer na Greenz

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